کانون آگهی و تبلیغات روناش
پنجشنبه ۲ مرداد ۱۳۹۳

شیوه های نوشتن نامه درخواست شغل

 

دربیشتراطلاعیه های استخدامی کارفرمایان به دنبال آن هستند که با دریافت مشخصات و سوابق افراد گزینه مناسبی را برای یک فرصت شغلی پیدا کنند .متقاضیان کارنیز خود را ملزم می بینند تا درپاسخ به آگهی ها و اطلاعیه های استخدامی ، مشخصات و سوابق (رزومه ) خود را همراه بانامه ای که درخواست شغل درآن نوشته شده ارسال دارند . این نامه   را نامه درخواست شغل ، نامه پوششی یا نامه ضمیمه گویند .
در چنین بازارکاری که رقابت بر آن حکم فرماست، نامه درخواست شغل و رزومه حرف اول را می‌زند. توجه داشته باشید که نامه درخواست شغل باید جامع و کامل باشد نه آنکه تکرار رزومه‌تان باشد و هدف تشریح و بیان اطلاعات و در واقع ایجاد شناختی از خودتان می‌باشد. نامه درخواست شغل به نوعی معرف شما به کارفرما است، در حالیکه رزومه درباره شما صحبت می‌کنند. همانند رزومه، نامه درخواست شغل نیز جزء ابزار بازاریابی مهم به شمار می‌آید.
کارفرمایان با دریافت درخواست ها ورزومه ها تمام سعی خود را برای کاهش و مرتب‌سازی نامه‌های درخواست شغل و مشخصات و سوابق ارسالی می‌نمایند تا با انتخاب تقاضاهایی که به ویژگی های شغلی مورد نیاز آنها نزدیک باشد تعداد متقاضیان واجد شرایط را به میزان معقولی برسانند و بررسی را آسان نمایند. آگاهی از نحوه انجام این کار در واقع دید کلی از نحوه نوشتن نامه درخواست شغل به متقاضی کار می‌دهد تا به نحوی آن را بنویسید که جزو نامه‌های گلچین و مورد نظر باشد، زیرا چنانچه نامه درخواست شغل نتواند نظراستخدام کننده را جلب نماید مرحله اولیه باموفقیت طی نمی شود و رزومه به هیچ وجه مورد بررسی قرار نمی‌گیرد و به بایگانی راکد سپرده خواهد شد.
بسیاری ازکارفرمایان داوطلبی را که در نگاه اول به نظرشان واجدشرایط و مناسب نیاید، حتی بررسی نمی‌کنند. در واقع همان نگاه و نظر اول به نامه درخواست شغل تاحدود زیادی تکلیف استخدام را مشخص می کند .
برای تهیه یک نامه درخواست شغل تأثیرگذار از یک سو چارچوب و قالب اصولی نامه‌های اداری معمولی باید رعایت شده و از سوی دیگر باید نامه دربردارنده سه مطلب و مفهوم اصلی به شرح ذیل باشد:
1-    پاراگراف اول: علت نوشتن نامه؛
2-    پاراگراف میانی: چیزهایی که متقاضی کارازخود ارائه می دهد؛
3-    پاراگراف نهایی: چگونگی پیگیری های بعدی .
 
nameh-shoghli
 
 
علت نوشتن نامه درخواست شغل
نامه درخواست شغل باید با دقت بسیار برای هر موقعیت و هدف ذکر شده در بالا طراحی شود، این طور نباشد که یک نامه درخواست شغل تهیه کرده و برای تمام موارد ارسال گردد. یک متقاضی کاربه علل مختلف ممکن است بایک کارفرما مکاتبه کرده و درخواست شغل نماید . برای هرکدام ازاین موارد باید نامه درخواست شغل به صورت خاصی نوشته شود.
در برخی موارد متقاضی کار از جانب یک دوست یا آشنا به یک کارفرما معرفی می‌شود. در چنین مواردی بایده حتماً نام شخصی   که این ارتباط را برقرار کرده است ذکرشود، در واقع با این کار به نوعی کارفرما   ترغیب به خواندن نامه می شود.
چنانچه نامه مورد نظر مربوط به شغلی است که از طریق آگهی‌های شغلی کارجو ازآن مطلع شده است ، ذکر منبع آگهی و عنوان شغل لازم است .. از همه مهم‌تر، اشتیاق و تمایل فرد برای به دست آوردن آن شغل نیزباید بیان شود وسعی گردد توانایی‌ها و قابلیت‌های فردی با شرایط مورد نیاز برای آن شغل تطبیق داده شود.
چنانچه نامه درخواست شغل مورد نظر جزء آن دسته از نامه‌هایی است که شرکت یا سازمان مورد نظر هیچ‌گونه آگهی شغلی یا استخدامی نداده است بلکه متقاضی کاربا نوشتن این نامه قصد دارد قابلیت های فردی خود را ارائه کرده و در خصوص موقعیت‌ها و فرصت‌های شغلی ممکن اطلاعاتی کسب نماید ، از آنجا که این دسته از نامه‌ها، ناخواسته می‌باشند( یعنی نویسنده متقاضی کاراست اما کارفرما درخواستی برای استخدام نداشته وهیچ گونه تمایلی نبوده است) قالبی که نوشته می شود بسیاراهمیت دارد وباید به نحوی باشد که کارفرمابرای خواندن آن تمایل پیداکند .
آن چیزی که از خود ارایه می‌دهید
در پاسخ به آگهی شغلی، خصوصاً آن دسته از آگهی‌ها که شرایط، خصوصیات و ضوابط خاصی را مطرح می‌نمایند، نحوه ارایه توانایی‌ها و تجربیات به نحوی که با موقعیت مورد نظر همخوانی داشته باشد، بسیار حایزاهمیت می‌باشد.
آگهی شغلی باید بررسی شده و تمامی شرایط و ضوابط مورد نظر کارفرما فهرست گردد. سپس فهرستی از تجربیات ، مهارت‌ها و توانایی‌های متقاضی باید تهیه شده وبا شرایطی که فهرست شده بود تطبیق یابد وبه صورت یک پاراگراف یاجدول ارائه شود..
در نامه درخواست شغل مورد نظر بهتر است به جای آنکه منتظر آن باشید که کارفرما مواردی را به شما پیشنهاد نماید، باید فرد بااشاره به قابلیت‌ها و توانایی‌هایی که دارد خودرا واجد نیازهای کارفرما نشان دهد و نظر او را برای مطالعه " مشخصات و سوابق " خود یا اصصلاحا رزومه ای که همراه نامه ارسال شده جلب نماید. این مورد را بدین صورت می‌توانید انجام داد که کارفرما یا شخص مخاطب قانع شود نویسنده درباره شرکت مورد نظر اطلاعات جامع و کاملی به دست آورده‌ و در واقع مطمئن است که مهارت‌های مورد نیاز شرکت را در خود سراغ دار د.
متقاضی کارباید بر دستاوردهای، یافته‌ها و مهارت‌های ارتباطی خود تأکید داشته باشد و نشان دهد که مهارت‌های تحصیلی خود را چگونه به مهارت‌های شغلی و برعکس منتقل می‌نمایید و متعاقباً هر دو مهارت تحصیلی و شغلی را به شغل درخواستی منتقل خواهد کرد ..
نحوه پیگیری
با تکرار و تأکید بر علاقه و تمایل به شغل مورد نظر، آدرس ، شماره تماس، آدرس ایمیل وسایرمواردی که می تواند برای تماس با متقاضی کارمفید باشد باید در اختیار کارفرما قرار گیرد . متقاضی کارمی تواند دردرخواست خود به صورت مستقیم وقتی برای ملاقات حضوری با فرد مسوول استخدام و مصاحبه شغلی درخواست نماید و شیوه پیگیری آن راهم ذکرنماید.
در برخی موارد کارفرماها به وضوح می‌خواهند که از هرگونه تماس تلفنی اجتناب کرده و منتظر پاسخ از طرف آن‌ها باشید، که این مانعی در برابر پیگیری به حساب می‌آید. در چنین مواردی بایستی تمام سعی خود را جمع کرده تا به نحوی   به شرکت دسترسی یافت و یا حداقل باید اطمینان حاصل شود که نامه درخواست شغل به مخاطب رسیده و مورد بررسی قرارخواهد گرفت.
 
نمونه آگهی استخدامی
شرکت تولید لوازم خانگی الف برای تکمیل کادرفروش خود دریکی ازفروشگاه های خارج ازکشور ازافراد علاقمند و فعال درزمینه فروش که مسلط به یکی اززبان های فرانسه و یا انگلیسی بوده و دارای روابط عمومی و فن بیان عالی باشند دعوت به همکاری می کند . واجدین شرایط درخواست و سوابق خود را ازطریق نمابر……………..یا پست الکترونیک …………….. ارسال دارند .
 
نمونه نامه ارسالی
 
مدیریت محترم استخدام شرکت الف
 
باسلام واحترام ،
پیرو درج آگهی استخدام آن شرکت در نشریه …………… مورخ ………… جهت همکاری دربخش فروش آن شرکت ، به پیوست مشخصات و سوابق شغلی خود (رزومه )   خود را برای اعلام آمادگی جهت همکاری تقدیم می دارم .
امیدوارم ویژگی های اینجانب ازجمله ، تحصیل دررشته مدیریت بازرگانی و گذراندن دوره های بازاریابی ، تسلط کامل به زبان انگلیسی ، داشتن مهارت های ارتباطی قوی ، اعتماد به نفس بالا واشتیاق به یادگیری مداوم و به روز نمودن اطلاعات شغلی مورد توجه آن مدیریت محترم قرارگیرد و فرصتی را فراهم سازد تا بتوانم خواست ها و خدمات مورد نظر آن شرکت را برآورده سازم .
ضمن آرزوی توفیق وبهروزی برای جنابعالی ، ازوقتی که به بررسی رزومه اینجانب اختصاص می دهید تشکرنموده و آمادگی خود را جهت حضور درآن شرکت برای ارائه سایراطلاعاتی که لازم باشد و آشنایی بیشتر اعلام می دارم .
 
 
با تشکر – نام و نام خانوادگی
امضاء
 
نامه قبل ازارسال نظراملایی و نگارشی باید مرورشود و بهتراست فردمورد اطمینان دیگری نیز آن را بخواند . به احتمال زیاد درخواست فوق که با تکیه برنیاز آگهی دهنده جامع و کامل نوشته شده مورد بررسی قرار خواهد گرفت.
نکات مهم دیگر:
    درصورتیکه فرد ثالثی شما را معرفی می کند یا اطلاعات جامع تری ازاین نظر که چه کسی بررسی درخواست استخدام را انجام خواهد داد دارید درعنوان نامه به طورمشخص نام و سمت مخاطب را بنویسید درغیراینصورت نظیرآگهی فوق ازعناوین کلی همچون " مدیریت محترم شرکت ….." استفاده نمایید.
    از قالب نامه‌های رسمی و اداری استفاده نمایید.
    بهتراست نامه را تایپ کنید دراین صورت از فونت و سایر یکسانی برای نامه درخواست شغل و رزومه خود استفاده نمایید و ازفونت ها یا کادرهای فانتزی و یا کاغذرنگی استفاده نکنید .
 گزینه مناسب هستید یا نه؟
چه اتفاقی می‌افتد اگر که شما آن گزینه مناسب نباشید؟ در واقع ویژگی‌ها و مشخصات مورد نظر در شما نباشد؟ شخصی با ۱۰ سال تجربه نگهداری از کودک و بدون هیچ‌گونه دانش کامپیوتر، چنانچه برای سمت برنامه‌نویسی یک سازمان یا موسسه دانشگاهی درخواست نماید، قطعاً مورد پذیرش و بررسی نخواهد بود!
نمی‌خواهم با دید بدبینی نگاه کنم اما چنانچه قابلیت‌ها و توانایی‌های شما با شرایط و ضوابط شغل مورد نظر تطبیق ندارد بهتر است هم وقت خودتان و هم وقت شرکت را تلف نکرده و درخواستی ندهید. در بیشتر موارد داوطلبان واجدشرایط بسیاری وجود دارند که نامه درخواست شغل و رزومه آن‌ها انتخاب می‌شود.
بهتر است بر روی درخواست برای مشاغلی که واجدشرایط آن‌ها می‌باشد تمرکز نموده و زمان بیشتری را صرف فراگیری مهارت‌ها یا تحصیلات جانبی نمایید که به شما در آمادگی برای موقعیت‌های گوناگون کمک نمایند. درهرحال فراموش نکنید که خدا روزی دهنده است به اوتوکل کنید و تلاش خود را بنمایید.